برای انتخاب یک مشاور روابط عمومی ابتدا تصمیم بگیرید:

·         چه نوع از خدمات و مهارت ها را نیاز دارید؟ (لابی گری، مدیریت مسائل، روابط رسانه ای، کمک های بازاریابی، ارتباطات کارکنان، و غیره)

·         این که آیا شما ترجیح می دهید با آژانس های بزرگ کار کنید یا با آژانس های کوچک؟

·         فعالیت هایتان در چه حوزه ای (محلی، ملی و بین المللی) است؟

·         آیا دنبال مشاوره با استانداردهای پیشرفته بین المللی هستید؟

آنگاه می توانید بنا به نیازتان مشاوران را از موسسات روابط عمومی درخواست کنید. آنها عموما مشاوران خود را بر مبنای استانداردهای کیفی مشاوران ارزیابی کرده و مورد مناسب را به شما برای مشاوره ارجاع می دهد.

با ثبت نام در موسسات روابط عمومی می توانید از تخفیف هایی که توسط موسسه ارائه می شود استفاده کنید و ضمن آن از کیفیت مشاوره ها به تفکیک زیر آگاه شوید:

·         سطوح خدمات پاسخگویی

·         سیستم مناسب برای حل اختلافات

·         برنامه روابط عمومی با کیفیت

·         شیوه های اخلاقی

مشاوره هایی که از طریق موسسات ارجاع داده می شوند با توجه به کدها یا منشورهای اخلاقی موسسه تضمین می شوند. و حداقل یک سال مدیریت اجرایی و اعضای موسسه بر مبنای کدهای اخلاقی نسبت به شما تعهد دارند.

چگونه با یک مشاور هماهنگ کنیم؟

معمولا موسسات روابط عمومی که خدمات مشاوره ارائه می دهند، بخشی را در سایت رسمی خودشان به این مساله اختصاص می دهند و کسانی که نیازمند خدمات مشاوره هستند می توانند با توجه به فهرست مشاوران و تخصص های آنها به نسبت مشکلاتی که می خواهند با مشاوره آن را حل کنند، مشاور خود را انتخاب کرده و با استفاده از کانال های موجود تعبیه شده در سایت از قبیل: آدرس ایمیل، فرم طراحی شده در وب و شماره تماس می توانید پیشنهاد خود را ارائه دهید. معمولا وقتی موضوع خود را مطرح می کنید، موسسه نیز در صورتی که در انتخاب مشاور پیشنهاد بهتری داشته باشد، پیشنهادات خود را به شما ارائه می کند. این مورد از تجارب قبلی مشاوران برای موسسات روابط عمومی به وجود می آید و آنها را قادر می سازد که مشاوران حرفه ای خود را متناسب با نیاز مشتریان به آنها ارائه دهند.

این مشاوران به گونه ای انتخاب و معرفی می شوند که ملزم به رعایت کدها یا منشور اخلاقی باشند و سعی می شود که از بالاترین استانداردهای حرفه ای و اخلاقی تبعیت کنند.

تعداد مشاور های پیشنهادی

موسسات روابط عمومی معمولا از تعداد زیادی مشاور استفاده می کنند. اما آنها عموما برای تقاضاهای مشاوره 3 تا 5 مشاور را معرفی می کنند و در صورتی که مشاور مورد نظر خواست مشتری را تامین نکرد، موارد بیشتری را به او پیشنهاد می دهند.

همچنین در کنار پروفایل هر مشاور نظر سایر مشتریانی که در گذشته از مشاوره های مشاوران موسسه استفاده شده قرار داده می شود. در مجموع شما بایستی با توجه به میزان هزینه ای که می توانید بپردازید و اهمیت مساله تان اقدام به انتخاب مشاور کنید. مشاوران با تجربه هزینه برتر هستند و بیشتر می توانید به آنها اعتماد کنید و در عین حال برخی از مشاوران جوان و تازه کار نیز وجود دارند که به دلیل اینکه سری پرشور دارند و جویای نام می باشند، چند برابر مشاوران حرفه ای برای شما وقت می گذارند و احتمال دارد موفقیت های قابل توجهی را نصیب شرکت شما کنند. اما این شما هستید که در پایان با توجه به اطلاعات بدست آمده، تصمیم نهایی را می گیرید. بنابراین سعی کنید در تصمیم نهایی نظر خودتان را اعمال کنید.

پس از مذاکره با موسسه برای دریافت اطلاعات آنها سوالاتی را از شما خواهند پرسید و بر آن مبنا پیشنهادات خود را ارائه می دهند:

·         نوع کاری که می خواهید به آن رسیدگی شود و حوزه های تخصصی مورد نظر

·         تجارب مرتبط و زمینه های حرفه ای مشاوران ارشد

·         مشتریان فعلی آنها و زمانی که مشتریان آنها از خدماتشان استفاده کرده اند

·         هرگونه تعارض احتمالی یا منافع با مشتریان موجود

·         کسانی که قابلیت کار برای شما را دارند، صلاحیت هایشان، تجارب و هزینه هر ساعت مشاوره آنها

·         نحوه دریافت هزینه ها (ساعتی یا پرونده ای) یا ترکیبی از این دو

·         زمان دریافت هزینه ها (در پایان ماه یا در زمان رسیدن به شرایط مطلوب)

·         نوع گزارشی که مشاور در مورد کارهای انجام شده ارائه می دهد- گزارش ماهانه، با بررسی های 6 یا 12 ماهه.

·         جزئیات تماس مشتریانشان یا کسانی که می توانید برای کسب اطمینان در مورد کیفیت کارهایشان از آنها سوال کنید.

کاهش فهرست مشاوران به دو یا سه مشاور برای هماهنگ کردن قرار ملاقات برای ارائه درخواست کار

موسسات زمانی تقریبا مناسب را برای پیگیری مباحثتان با مشاور اختصاص می دهند که طی این زمان شما می توانید از نظرات و دیدگاه های آنها در مورد نیازهای خودتان و تجارب مشابه گذشته آنها آگاه شوید.

یک فهرست از مشاورها که آنها را بر مبنای معیارهایی مشخصی کرده اند. حتما در نظر داشته باشید که صرفا با توجه به این فهرست در مورد مشاوران تصمیم نگیرید، بلکه سعی کنید در تماس رو در رو با مشاور، میزان راحتی و درک سخنان او را برای انتخابش لحاظ کنید.

از آنها پیش از پرداخت هزینه انتظار ارائه جزئیات پیشنهادی شان را نداشته باشید.

مشاوران روابط عمومی به ندرت، اگر نگوییم هرگز، جزئیات برنامه ارتباطی طولانی مدتشان را بر اساس یک جلسه آشنایی اولیه ارائه می دهند. این بدین دلیل است که تا شناسایی کاملی را از مشکلات روابط عمومی شما که عموما در شرایط فعلی بسیار پیچیده هستند بدست نیاورند ارائه چنین جزئیاتی مقدور نیست و نیاز به تحقیقات گسترده ای راجع به شرکت شما دارد.

این کار نیازمند زمان و دانش و تجربه است که بر مبنای آن می توانند برنامه ارتباطی متناسب با مشکل شما برایتان طراحی کنند و مشاوران روابط عمومی معمولا هیچ توصیه نامه از پیش آماده شده ای در اختیار ندارند که بتوانند به محض سفارش آن را در اختیار شرکت یا سازمان قرار دهند و ارائه توصیه ها و ایده های خلاقانه بدون پرداخت حق مالکیت معنوی آن برایشان مقدور نیست.

اگر به دنبال یک مشاور روابط عمومی برای یک مورد خاص می گردید، باید مبلغی را هم برای تهیه یک برنامه ارتباطی در نظر بگیرید.

در کشور استرالیا برای مشاوره با توجه به میزان پیچیدگی فعالیت های روابط عمومی، هزینه مشاور از 2 تا 10 هزار دلار تخمین زده می شود که این مبلغ با توجه به زمانی که مشاور برای تدوین استراتژی ارتباطی خلاقانه صرف می کند، طرح کلی فعالیت، جدول زمانبندی دقیق و طرح کلی از موارد مورد نیاز و بودجه تغییر می کند.

در روش معمول فهرستی از مشاوران با نگارش مختصری از موقعیت، نیازهای سازمان شما، مسائل و فرصت های بالقوه تهیه می شود. این خلاصه شما ممکن است شامل نیاز شما برای معرفی یک محصول جدید، معرفی هویت جدید شرکت، یا یک استراتژی برای جلوگیری از اعمال کنترل باشد.