روابط عمومی کارآمد روابط عمومی است که دائمآ از اتفاقات درون سازمانی خود آگاه باشد. بخش نامه ها و دستورالعمل های جدید را رصد کنید و آن ها را با خبرنگاران در میان بگذارید.

 1.   اولین نکته برای ایجاد ارتباط با رسانه شناخت خط مشی و نگرش های سیاسی رسانه های فعال است. متاسفانه گاهی اخباری از سوی روابط عمومی ها منتشر می شود که نه تنها ارزش خبری ندارد بلکه بیشتر تبلیغ برای مدیرانی است که  عملکرد آن ها از سوی برخی رسانه ها با سئوالاتی همراه است و ارسال این اخبار برای رسانه های منتقد نه تنها مثبت نبوده بلکه دست آویزی برای به چالش کشیدن دستگاه می شود .

2.در این رابطه تشکیل بانک اطلاعاتی جامع از رسانه ها ، شماره همراه و ایمیل خبرنگاران ضروری است .

3.   هر از گاهی با یک تماس تلفنی و یا یک پیامک ولو کوتاه جویای حال خبرنگار شوید .

4.باید در نظر داشته باشید که خبرنگاران مایل به تولید خبرهای انحصاری هستند لذت بهتر است هر از چند گاهی خبری را برای یک خبرنگار خاص ارسال کرده این کار او را خوشحال می کند .

5. تعداد تیراژ یک نشریه نباید نقشی در نوع ارتباط با رسانه ها داشته باشد. خبرنگار یک هفته نامه و یک روزنامه کم تیراژ به همان اندازه دارای شخصیت حرفه ای است که یک خبرنگار رسانه پر تیراژ دارا است. پس باید خبرنگارانی که در رسانه های کم تیراژ فعالیت می کنند نیز مورد تفقد قرار بگیرند .

6.هر از چند گاهی ترتیبی دهید تا دیدارها و نشست های صمیمانه  مدیر مسئولان رسانه ها و خبرنگاران  با مدیر دستگاه برگزار شود تا مدیر و خبرنگار در یک فضای کاملا دوستانه ساعاتی در کنار هم باشند . اینگونه سوئ تفاهم ها و سئوالات بی پاسخ اهالی رسانه که امکان دارد در نشریات مطرح شود در آن جلسه پاسخ داده شود .

7.   هر از چند گاهی خبرنگاری را به محل کار خود دعوت کنید .

8. با مدیران رسانه ها  ارتباط داشته باشید و اگر خبرنگار جدیدی در حوزه ی فعالیت شما مشغول به کار شد به او تبریک گفته و از خبر نگار قبلی نیز تشکر کنید .

9.خبرنگاران جدید را به محل کار خود دعوت کنید و سازمان و نهاد خود را برای او معرفی کنید تا در تهیه خبر و گزارشات خود دچار اشکال نشود .

10.روابط عمومی کارآمد روابط عمومی است که دائمآ از اتفاقات درون سازمانی خود آگاه باشد. بخش نامه ها و دستورالعمل های جدید را رصد کنید و آن ها را با خبرنگاران در میان بگذارید .

11.با دانستن اتفاقات درون سازمانی حس اعتماد خبرنگار به شما پرورش پیدا می کند لذا از اتفاقات سازمان خود اظهار بی اطلاعی نکنید که با تکرار این اتفاق خبرنگار به شما بی اعتماد شده و برای کسب اطلاعات  موثق مورد نیاز خود سعی در ارتباط با دیگر افراد سازمان به ویژه مدیر دستگاه می کند .

12.باید به خبرنگاران اجازه ی انتقاد بدهید. مطمئن باشید خبرنگاران دشمنان شما نیستند. آن ها کاستی ها را بهتر و با ظرافت بیشتری می بینند و با انتقاد است که دستگاه پویا و کارآمد تر می شود .

13.خبرنگاران را در انتخاب تیتر آزاد بگذارید .

14.در صورت امکان از مدیرتان بخواهید هر مدت به یک بار با حضور در دفتر رسانه ها از نزدیک با خبرنگاران آن رسانه دیدار صمیمانه داشته باشد .

15.باید در نظر داشت که خبرنگاران حقوق بگیر سازمان ها نیستند و نباید انتظار داشت هر وقت اراده کردیم در جلسات اداری ما حاضر شوند. گاهی نیاز است که خبررا در روابط عمومی تنظیم  کرده و برای خبرنگار فرستاد .

16.خبرنگاران حوزه ی فعالیت سازمان خود را با حفظ شان و احترام با اسم کوچک صدا بزنید. به این طریق او با شما احساس صمیمیت می کند .

17.به دلیل اینکه خبرگزاری ها خبر های تولیدی کار می کنند و از درج اخباری که در دیگر رسانه ها درج شده خودداری میکنند بهتر است از جلسه و فعالیت دستگاه خود گزارش تهیه کرده و برای خبرنگاران خبرگزاری ارسال کنید. به این طریق خبرنگاران در ویرایش و تنظیم خبرآزاد خواهند بود و یک گزارش با ویرایش های متنوع و تیترهای مختلف کار خواهد شد