با روابط عمومی، هنرهشتم آشنا شوید
موفقیت در کار همواره آن زمانی حاصل شده است که فرد زمانی که وارد فعالیت حرفه یی می شود، با مطالعه وضع گذشته، کار خود را با نقد منصفانه عملکرد پیشینیان آغاز کند
انجام این کار علاوه بر اینکه فرد را با تمام ابعاد فعالیت مورد نظر آشنا می کند، همچنین در نقد مفاهیم جدیدی را مطرح می کند که می تواند آن علم یا حرفه را به جلو ببرد.
برای ایجاد و گسترش تفاهم و اعتماد سازی بین سازمان متبوعه و مخاطبان درون و برون آن فعالیت می کند. روابط عمومی آمیخته ای است از علم، فن و هنر و برای توفیق در آن می بایست از تلاش ها و اقدامات آگاهانه، برنامه ریزی شده و سنجیده همراه با توجه ویژه به امر تحقیق و پژوهش برای استقرار و کسب تفاهم متقابل غافل نبود. از این رو لازم است هر روابط عمومی در حوزه فعالیت خود با تحلیل وضعیت موجود، نقاط قوت و ضعف، فرصت ها و محدودیت ها را بررسی و ترسیم کرده و برای رسیدن به اهداف برنامه ریزی شده خود تلاش کند.
روابط عمومی فعالیتی است ممتد ، مداوم و طرح‌ریزی شده که از طریق آن ، افراد و سازمانها می‌کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آنها سروکار دارند به دست آورند و در حقیقت بخشی از مدیریت است و در اغلب موارد نقش مغز متفکر ، قلب تپنده ، دست اجراء ، پای پیشرفت ، گوش شنوا ، چشم بینا و زبان گویای سازمان مدیریت آن را ایفا می‌کند. فعالیتی که روابط عمومی انجام می‌دهد در یک کلمه «ارتباط» از دیدگاه نظری «علم» از جنبه عملی و اجرایی خود «فن» و از جنبه خلاقانه و زیبایی شناختی «هنر» است و آیینه تمام نمای سازمان و جایگاه دریافت و انتقال اطلاعات است. روابط عمومی در حقیقت شبکه هوشیار ، بانک اطلاعات ، مغز متفکر سازمان و پل ارتباطی آن با افکار عمومی و مخاطبان خاص و عام و با نگرش ها و تمایلات و عادات و سلایق متفاوت است و باید خصلتهایی چون قانون مداری ، نظم ، شجاعت ، ابراز عقیده ، تحمل شنیدن آرای مخالفان ، احترام به حقوق فردی و اجتماعی دیگران و صداقت رشد و توسعه نماید.و روابط عمومی یک رفتار مدیریتی است برای کسب تفاهم با گروههای مخاطب برای ایجاد نگرش مشترک، اعتماد سازی وتحقق روابط حسنه که عالی ترین تجلی زندگی اجتماعی هم هست.
در روابط عمومی ما دست به یک کار ارتباطی می زنیم و سعی می کنیم با استفاده از این ارتباط پیامی را منتقل کنیم، یا ایده ای را گسترش دهیم و این کار را با استفاده از فنون و تکنیک های روابط عمومی انجام می دهیم که از جمله این تکنیک ها می توان به فعالیت های انتشاراتی و یا ارتباطات رسانه ای با جراید و صداو سیما، تولید خبر و اطلاع رسانی و یا انجام تبلیغات محیطی مثل استفاده از تابلو های تبلیغاتی داخل شهر، نمایشگاه و غیره اشاره کرد.
مهمترین وظایف روابط عمومی
مهم ترین وظیفه و رسالت هر روابط عمومی آن است که با مدیریت نظام ارتباطی سازمان متبوعه اش، امر اطلاع رسانی و اطلاع یابی را تحقق بخشد به این معنا که با برقراری ارتباط دو سویه و تعاملی هدفمند و مستمر، در حوزه فعالیت خویش، اقدام به انجام تازه ترین پژوهش ها در خصوص مخاطب شناسی، نیازسنجی و نظرسنجی کرده و با برنامه ریزی های سنجیده در جهت نفوذ و اقناع افکار عمومی و نهادینه کردن مشتری مداری در آن سازمان حرکت کند.
روابط عمومی می بایست با مشتری صادقانه تبادل اطلاعات کرده و به او بگوید توانایی سازمان متبوعه اش در این حد است و نه بیشتر و در عین حال تمام توان خود را در جهت بهبود ارایه خدمات به کار گرفته است و این موضوع را با توجه به گذشت زمان در آینده اثبات کند تا جریان اعتماد سازی اتفاق بیفتد.
روابط عمومی ها با افکار عمومی، یعنی نماینده بخش بزرگی از جامعه روبه رو هستند که باید تلاش کنند تا از طریق کاربرد روش های علمی و رعایت اصول اخلاقی در آن نفوذ کنند. پس لازم است گرایش ها، نگرش ها، فرهنگ، سطح تحصیلات، مشاغل، روحیات، هنجارها و ارزش های محلی و منطقه ای را بررسی و شناسایی کرده و برای چگونگی ارتباط و تعامل
دوسویه برای رسیدن به نفع طرفین برنامه ریزی و اقدام کنند.
مهمترین وظایف هر روابط عمومی عبارت است از:
جمع‌آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیتها ، اقدامات ، طرحها و برنامه‌های سازمان به‌منظور تنظیم گزارش ، خبر و سیاستهای خبری و تبلیغاتی و اجرای طرحهای ارتباطی و انتشاراتی و آماده نمودن اذهان عمومی با توجه به خط مشی کلی سازمان از طریق :
-شرکت در جلسات مهم هیأت امنا
-شورای معاونان و جلسات سیاستگذاری در سطح مدیران و معاونان رده اول سازمان
-ارتباط مستقیم و مستمر با مسؤلان
-شرکت در گردهمایی ها
-حضور در سفرهای داخلی و خارجی
-دریافت گزارش فعالیتها ، طرحها و برنامه‌های واحدهای مختلف سازمان ، صورتجلسات شوراها و مکاتباتی که ارزش اطلاع‌رسانی دارند.
-جمع‌آوری هر گونه اخبار اطلاعات مورد نیاز به روشهای تلفنی ، شفاهی ، مکاتبه‌ای یارانه‌ای
ارتباط مستقیم با مردم ، جراید ، خبرگزاریها ، رسانه‌های گروهی داخلی و خارجی .
-بررسی مطالب مطروح در رسانه‌های گروهی و مجامع عمومی در ارتباط با فعالیتهای مستقیم و غیرمستقیم سازمان به‌منظور اطلاع‌رسانی ، انعکاس و پاسخگویی در صورت لزوم
- برقراری ارتباط با روابط عمومی سازمانهای دیگر و نهادهای دولتی برحسب ضرورت از طریق به‌کارگیری ابزار ارتباطی مناسب
- حضور در مراکز قانون گذاری و سیاست گذاری در سطوح ملی و ارتباط با نمایندگان مردم و سیاستگذاران پیرامون وظایف و عملکرد سازمان
- بررسی دیدگاهها و سنجش افکار عمومی مردم ، مخاطبان و خدمات گیرندگان در چهارچوب وظایف و در قالب طرحهای تحقیقاتی و ارائه نتایج حاصل به مسئولان سازمان به‌منظور اتخاذ روشهای اجرایی مطلوب و تدوین طرحها و برنامه‌های اجرایی و ارتباطی مناسب
- دریافت یا خرید کتب نشریات ، نوارهای صوتی و تصویری و اطلاعات و لوح ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای و دیگر اطلاعات ، اسناد و مدارک مورد نیاز ایجاد و اداره کتابخانه و آرشیو اطلاعاتی ، مطبوعاتی ، سمعی و بصری و رایانه‌ای مرجع در ارتباط با فعالیتهای سازمان و روابط عمومی با روشهای پیشرفته به‌منظور کاربردهای ارتباطی و استفاده همکاران سازمان
- پیگیری انجام به موقع وعده های مسؤولان سازمان به‌منظور انعکاس نتایج حاصل
- فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل میان مردم و مسئولان سازمان از طریق برگزاری ملاقات عمومی ، مصاحبه با رسانه‌های گروهی ، برپایی سخنرانیها - ترتیب سفرها ، بازدیدها و ملاقاتها
- پشتیبانی ، تحلیل و توجیه ارتباطی طرحها و برنامه‌های اجرایی سازمان به‌منظور روشن شدن اذهان عمومی.
- انعکاس فعالیتها ، برنامه‌ها و طرحهای سازمان به مردم ، دولت و نهادها و سازمانهای داخل و خارج کشور از طریق :
• سخنگوی سازمان
• تهیه و تدوین اخبار بیانیه‌ها اطلاعیه‌ها آگهی‌ها و پیامهای سازمان
• ترتیب نشر و انعکاس آن در رسانه‌های گروهی
• انتشار نشریه ادواری داخلی و چارچوب قوانین مصوب
• انتشار نشریات ادواری و غیر ادواری برای عموم مخاطبان
• تهیه عکس اسلاید فیلم تیزر گزارش ، گزارش آگهی نوارهای صوتی و دیگر فعالیتهای سمعی و بصری و نوشتاری و رایانه‌ای از فعالیتهای سازمان آرشیو آنها و انعکاس و پخش آنها از طریق رسانه‌های گروهی .
• انتشار عملکرد سازمان و واحدهای مختلف آن در چارچوب قوانین مصوب
• برپایی نمایشگاههای گوناگون و شرکت در نمایشگاههای مرتبط
• طراحی و اجرای فعالیتهای ارتباطی و تبلیغی کلان سازمان
- ایجاد حسن رابطه و جلب مشارکت بین کارکنان و مسئولان سازمان در ستاد ، واحدهای تحت پوشش و مراکز استانها از طریق :
برقراری جلسات داخلی و ایجاد نظام پیشنهادها و انتقادها و انعکاس پیشنهادها و انتقادهای کارکنان به مسئولان
- ایجاد وحدت رویه و نظارت بر حسن اجرای امور انتشاراتی ، تبلیغاتی و ارتباطی سازمان
- طراحی سازمان و شرح وظایف روابط عمومی برای بخشها و مؤسسات و واحدهای مختلف تحت پوشش سازمان و اصلاح و ارتقای سطح روابط عمومی های موجود
- اجرای امور نگارشی و هنری در زمینه‌های تبلیغاتی و انتشاراتی ستاد و سازمان مرکزی
- اجرا و ارائه خدمات و برنامه‌های فرهنگی تبلیغی و هنری در قالبهای گوناگون به همکاران
- مطالعه ، بررسی - ارزیابی برنامه‌ریزی و تجهیز مستمر روابط عمومی و فعالیتهای آن به‌منظور ارتقای کیفیت و بهینه سازی فعالیتهای تبلیغاتی ، انتشاراتی و ارتباطی براساس روشهای پیشرفته و به روز آموزش مستمر همکاران روابط عمومی و نیز تشکیل دوره‌هایا نشستهای توجیهی کوتاه مدت برای مدیران و کارکنان سازمان در زمینه روابط عمومی و ارتباطات و ارائه مشاوره و ارشاد واحدهای سازمان در این زمینه‌ها.
- مشارکت و برنامه‌ریزی جهت برگزاری سمینارها ، کنفرانسها، نمایشگاهها و کمیته‌های بازرگانی ، صنعتی ، تبلیغاتی ، فرهنگی ، هنری و فنی سازمان
- عقد قرارداد ، مجریان طرحهای روابط عمومی که به بیرون از سازمان سفارش داده می‌شوند.
- تهیه ، تنظیم و پیشنهادهای برنامه و بودجه سالانه روابط عمومی
- اجرای سایر امور مربوط که برحسب ضرورت از طریق بالاترین مقام سازمان برای اقدام ابلاغ می‌گردد
