وظایف ادارات روابط عمومی (پیشنهادی)
سازمانها بخصوص با توجه به اندازه و تعداد کارکنانی که دارند و نوع فعالیتی که انجام می دهند ساختار روابط عمومی را سازماندهی می کنند. اما بطور کلی می توان برخی از وظایف را در بیشتر سازمانها بطور یکسان مشاهده کرد. در زیر با برخی از ساختارهای ثابت و شرح وظایف اداراتی که بیشترین کاربرد را دارند آشنا می شویم.
1- شرح وظایف و فعالیت های اداره رسانه ها و انتشارات
الف) برنامه ریزی و ارزیابی
- تدوین بانک اطلاعاتی رسانه ها
- تدوین دستورالعمل مقالات و گزارش
- تدوین برنامه جامع رسانه ای
- تدوین دستورالعمل انتشارات شامل: کتاب _ بروشور_ کاتالوگ_ کارت _ بنر _ برچسب_ کتابچه و...
- تدوین بانک اطلاعاتی شرکت های انتشاراتی
- تدوین دستورالعمل مصاحبه با رسانه ها
- تدوین دستورالعمل کنفرانس خبری
- تدوین دستورالعمل تهیه و توزیع نشریات
- تدوین اساسنامه نشریه داخلی
- تدوین گزارش دوره ای از عملکرد
- نظرسنجی از برنامه ها و فعالیت های انجام شده
- تدوین برنامه و بودجه سالانه
ب) اجرا
- مدیریت محتوای سایت اینترنت و اینترانت
- تحلیل محتوای مطبوعات
- تهیه برنامه های رادیو و تلویزیونی
- درج اخبار در اینترنت و اینترانت
- تهیه متون سخنرانی ها، بیانیه ها و اطلاعیه های شرکت
- استخراج و ارسال مطالب مهم و جالب مطبوعات به همکاران و مدیران
- تهیه و توزیع نشریات
- مدیریت مطالب، چاپ و توزیع نشریه داخلی
- همکاری در سایت اینترنت
- تهیه بریده جراید
- تهیه خبر و گزارش و مقاله
- برگزاری مصاحبه و کنفرانس رسانه ای
- پاسخگویی به انتقادات و سئوالات رسانه ها
2- شرح وظایف و فعالیت های اداره تبلیغات و نمایشگاهها
الف) برنامه ریزی و ارزیابی
- تدوین تقویم سالانه نمایشگاه های داخلی
- تدوین دستورالعمل و روش اجرایی شرکت در نمایشگاه ها
- تهیه دستورالعمل نمایشگاه های خارج از کشور
- تهیه تقویم نمایشگاه های خارج از کشور
- تهیه چک لیست برگزاری نمایشگاه
- تهیه آلبوم الکترونیک هدایای تبلیغاتی
- تهیه دستورالعمل تبلیغات محیطی
- تهیه دستورالعمل تبلیغات مطبوعاتی
- تهیه دستورالعمل تبلیغات رادیو و تلویزیونی
- تهیه دستورالعمل تبلیغات اینترنتی
- تدوین گزارش دوره ای از عملکرد
- نظرسنجی از برنامه ها و فعالیت های انجام شده
- تدوین برنامه و بودجه سالانه
ب) اجرا
- برگزاری نمایشگاههای داخلی و خارجی محصولات و خدمات
- تدوین بانک اطلاعاتی شرکت های تبلیغاتی
- برگزاری موزه و نمایشگاه داخلی (دایمی)
- تهیه و بروز نگهداری امکانات و تجهیزات نمایشگاه ها
- برگزاری نمایشگاه های داخلی
- تهیه بانک فیلم های تبلیغاتی
- تهیه بانک عکس های تبلیغاتی
- عکاسی و فیلمبرداری از مراسم و مناسبت ها
- طراحی و اجرای طرح های مورد نیاز برای تبلیغات
- انجام کلیه امور گرافیکی (چاپ ، نشر و طراحی)
- طراحی و اجرای کمپین تبلیغاتی (محیطی و رسانه ای)
- تهیه هدایای تبلیغاتی (بر اساس طرح مصوب)
- ساماندهی آرشیو فیلم و عکس
- اطلاع رسانی درون سازمانی : همایش ها، پیشنهادها، ایمنی و بهداشت
- پیگیری تبلیغات رسانه ای (مطبوعاتی _ رادیو و تلویزیونی _ اینترنت)
- اجرای تبلیغات محیطی
- تهیه هدایای تبلیغاتی
- اجرای پوستر و بنر
- ارائه پیشنهاد درباره روشهای نوین و خلاقانه تبلیغات
3- شرح وظایف و فعالیت های اداره تشریفات و امور بین الملل
الف) برنامه ریزی و ارزیابی
- تدوین دستورالعمل بازدیدها (درون و برون سازمانی)
- تهیه چک لیست برگزاری بازدیدها
- تدوین دستورالعمل سفرهای خارجی (تشریفات سفر)
- دستورالعمل تهیه بلیت و ویزا
- دستورالعمل CIP
- بانک اطلاعاتی شرکای خارجی (اسم_عنوان سازمان و ایمیل)
- تنظیم برنامه و تقویم جلسات مستمر مدیریت
- تدوین دستورالعمل پذیرایی و ضیافت ها
- دستورالعمل استفاده از سالن های کنفرانس
- دستورالعمل میهمانان خارجی (استقبال، اسکان، حمل و نقل، پذیرایی و بدرقه)
- تدوین اطلاعات کشورهای عمده مبدأ و مقصد سفرهای خارجی
- تدوین گزارش دوره ای از عملکرد
- نظرسنجی از برنامه ها و فعالیت های انجام شده
- تدوین برنامه و بودجه سالانه
الف) اجرا
- برگزاری مراسم خودرویی (سمینارهای علمی ، مجامع، تحویل خودرو و ... )
- مدیریت سیستم صوتی و تصویری بازدیدها
- مدیریت آرشیو تجهیزات و امکانات مورد نیاز
- برگزاری بازدیدهای داخل کارخانه (مشتریان و میهمانان)
- برگزاری بازدیدهای کارشناسان و مدیران از سایر سازمان ها
- ارسال کارت تبریک مناسبت ها به شرکای خارجی و داخلی
- بهینه کاوی از شرکای تجاری داخلی و خارجی
- تکریم شخصیت های سازمان ها و شرکتهای همکار خارجی
- استخراج و ارائه آخرین اخبار و اطلاعات شرکاء و رقبای تجاری (داخلی و خارجی)
- انجام اقدامات سفرهای خارجی
- پیگیری امور اجرایی میهمانان خارجی
- همکاری در برگزاری نمایشگاه های خارج از کشور
- انجام مکاتبات با شرکاء و مشتریان خارجی
4- شرح وظایف و فعالیت های اداره تشریفات و امور بین الملل
الف) برنامه ریزی و ارزیابی
- تدوین دستورالعمل برگزاری مراسم (جشن، همایش، مجامع، افتتاحیه و اختتامیه، تحویل خودرو و...)
- تدوین دستور العمل مناسبت های خانوادگی
- تدوین دستورالعمل سفرهای خانوادگی
- تدوین دستورالعمل ارتباط مدیریت با کارکنان
- تدوین بانک اطلاعاتی کارکنان و خانواده ها
- تدوین بانک گروههای فرهنگی و هنری
- تهیه تقویم سالانه مناسبت های ملی و مذهبی
- تهیه چک لیست برگزاری مراسم
- تهیه چک لیست اردوهای کارکنان
- تدوین گزارش دوره ای از عملکرد
- نظرسنجی از برنامه ها و فعالیت های انجام شده
- تدوین برنامه و بودجه سالانه
ب) اجرا
- تهیه و توزیع بلیت و امکانات فرهنگی
- اشتراک نشریات برای خانواده ها
- تشکیل گروه های فرهنگی و هنری
- نظارت و ساماندهی اماکن فرهنگی (نمازخانه ها)
- مدیریت و اجرای برنامه های مناسبت های ملی و مذهبی
- برگزاری مسابقات فرهنگی و هنری و ...
- اطلاع رسانی مناسبت ها (نظارت بر تابلوهای اعلانات سطح شرکت )
- خدمات فرهنگی (موفقیت ها، فوت و ... همکاران و خانواده ها )
- اجرای مناسبت های خانوادگی
- اجرای مناسبت های ملی و مذهبی (مراسم)
- اجرای اردوهای فرهنگی کارکنان و مدیران
- تهیه لوح و کارت تبریک و تسلیت
